Klantgericht schrijven … zo doe je dat

‘Bij ons staat de klant centraal.’ Een stokpaardje van veel bedrijven. In veel webteksten, offertes of brieven staat de klant echter helemaal niet zo centraal. Daarom in dit artikel drie vuistregels voor een klantgerichte tekst.

Maak een lezergerichte opbouw

• Begin een offerte, brief of artikel altijd met de klantsituatie. Laat merken dat je weet wat er speelt bij de lezer. Zet de klantvraag vooraan. Vertel dan pas iets over jouw bedrijf of product.
• Geef overzicht met tussenkopjes. Ieder tekstblok of elke alinea geef je een concrete titel. Zo ziet de klant snel wat ongeveer de inhoud is van de tekst die je hem laat lezen.

Gebruik begrijpelijke taal

• Maak je zinnen niet te lang. Beperk je tot ongeveer twintig woorden per zin, vooral bij webteksten.
• Gebruik gewone woorden die iedereen begrijpt. Met betrekking tot, indien, gaarne, hoogachtend hebben allemaal een modern synoniem dat duidelijker is en minder afstand creëert. Vermijd ook vaagtaal en Engelse termen.
• Gebruik geen vaktaal of afkortingen. Je denkt misschien dat deze termen je een professionele indruk geven. Maar dat is niet zo: je bent pas echt professioneel als je zorgt dat iedereen begrijpt wat je schrijft. Je lezer heeft immers veel minder verstand van je vakgebied dan jij.

Formuleer persoonlijk

• Gebruik regelmatig ‘u’ in je teksten. Hiermee spreek je je klant rechtstreeks aan. Heb je de klant al gesproken en besloot je ‘je’ en ‘jou’ tegen elkaar te zeggen, dan kun je ook in je e-mails, (nieuws)brieven en andere klantteksten tutoyeren. Op internet wordt ‘je’ als aanspreekvorm steeds gebruikelijker.
• Vertaal productvoordelen in klantvoordelen. In je gesprekken doe je dit meestal al – het kan dus ook in je geschreven tekst! Vertel bijvoorbeeld niet dat je kantoor van 9 tot 5 geopend is, maar dat de klant je van 9 tot 5 kan bereiken.
• Gebruik ‘warme woorden’. Hiermee vergroot je je betrokkenheid bij de klant. Geschreven teksten hebben een extraatje nodig – op papier mis je namelijk oogcontact, gebaren en stemgeluid. ‘Warme woorden’ zijn bijvoorbeeld hartelijk dank, plezierig om, wat vervelend, helaas.