‘De deur is dicht en ik ben even uit het zicht’ – zo schrijf je een out-of-officereply

De automatische afwezigheidsassistent: onzin, een must of een noodzakelijk kwaad? En als je de out-of-officereply gebruikt, wat is dan precies je boodschap? De feiten op een rij. Compleet met poëtische, functionele en verschrikkelijke voorbeelden.

‘In verband met vakantie ben ik helaas niet in staat uw mail te beantwoorden; na 2 juli kom ik er zo spoedig mogelijk op terug’. In de kerst- en zomervakantie komen ze in soorten en maten voorbij: de out-of-officereplies. Onpersoonlijk? Ja. Liever was ik verwend geweest met een persoonlijk en hartelijk antwoord. Maar ja, dat lukt nu even niet – mijn relatie zit immers niet op zijn bureaustoel. Functioneel is het dus wel. Vooral tijdens ziekte of in vakantietijd.

‘Persoonlijk antwoord geven is helaas niet altijd mogelijk’

Anders wordt het als blijkt dat bedrijven altijd automatische mailberichten sturen. En dat zijn er verbazend veel. Kijk maar naar deze voorbeelden:

Hoewel wij graag persoonlijk antwoord geven op alle mail die bij ons binnenkomt, is dit helaas niet altijd mogelijk. Wij beantwoorden de e-mails op volgorde van binnenkomst. U hoort zo spoedig mogelijk van ons.

Persoonlijk antwoord geven is ‘niet altijd mogelijk’? Waarom niet? Omdat je geen tijd hebt? Omdat je geen zin hebt? Of omdat je geen antwoord wilt of kunt geven? Kom nou, dat antwoord geven niet mogelijk is, daar geloof ik niks van! Op elke mail kun je persoonlijk reageren. Met een naam in de aanhef en met een vriendelijk woord. Al zeg je maar dat je nu geen tijd hebt, maar dat je op die-en-die dag antwoord geeft op de mail. Antwoord geven lukt altijd. ‘Op volgorde van binnenkomst’ reageren geeft het gevoel een nummer te zijn, een nummertje bij de bakker of in de wachtkamer bij een arts. Of wil dit bedrijf de indruk wekken het heel druk te hebben, en nauwelijks tijd te kunnen maken voor de klant? Dat is aardig gelukt. Erg welkom voelt de klant zich niet zich niet.

Maar het kan erger:

Dit bericht is automatisch gegenereerd. Uw bericht is door ons ontvangen en wordt z.s.m. in behandeling genomen.

Het woord ‘automatisch’ spreekt boekdelen: ik word niet geholpen door een mens, maar door een automaat. Maar gelukkig, mijn bericht is wel ontvangen. En ik word ook nog zo spoedig mogelijk geholpen! Dit soort berichten levert geen nieuwe informatie op, enkel ergernis. Want met ieder mailtje dat ik naar deze klant verstuur, wordt mijn mailbox gevuld met nieuwe post. Stel dat ik drie berichten naar hem stuur, dan krijg ik er zes terug: één met een automatisch gegenereerd bericht, en één met het echte antwoord. Vervelend: mijn mailbox zit immers al zo vol.

Out-of-office: alleen tijdens langdurige afwezigheid

Niet doen dus, een automatische antwoordservice. Behalve als het vakantie is. Of tijdens zwangerschaps- of ziekteverlof. Dan is een automatische afwezigheidsassistent nog steeds onpersoonlijk natuurlijk – maar zij verschaft wel nuttige informatie. Ik weet namelijk waarom het zo lang duurt voordat ik antwoord ontvang. En ik weet bij wie ik met mijn vragen terecht kan als ik niet kan wachten op de terugkeer van mijn contactpersoon uit dat zonnige oord.

Wat hoort er nu écht in zo’n out-of-officebericht te staan?

1. Waarom je er niet bent. Niet in detail (‘ik ben eerst twee dagen in Hong Kong, vlieg daarna door naar Vietnam en maak vervolgens met mijn achterneef een busreis door Nepal en India’), wel beknopt. Zeg bijvoorbeeld dat je met zwangerschapsverlof bent. Of dat je geniet van een weekje op een zonnig eiland. Dat geeft toch een persoonlijk tintje aan je bericht.
2. Wanneer je weer terug bent van vakantie.
3. Welke collega wel aanwezig is tijdens jouw vakantie. Wie kan de vragen over jouw werkzaamheden beantwoorden? Maak daarbij onderscheid naar de inhoud van de vraag: ‘Wilt u een afspraak maken? Neem dan contact op met het afsprakenbureau. Heeft u een vraag over X? Belt u dan met Y.’

En als je zzp’er bent?

Ben je zzp’er? Ook dan is een antwoordassistent ideaal. Werk je vanuit huis en wil je liever niet dat je met je out-of-officebericht slechte mensen op een idee brengt, dan kun je het misschien beter laten. Kies er dan voor om twee keer per week tijdens de vakantie je mail te checken. Of vertel je relaties voor je vertrek dat je een tijdje je mail niet leest.

Gedichtendag 2012: out-of-officepoëzie

Een out-of-officebericht is een saai bericht. Dat is niet erg: je bericht is puur functioneel. Toch kun je er wel iets moois van maken. Intermediaircolumniste Dieuwke van Turenhout verzamelde enkele mooie voorbeelden van originele berichten. Zoals I am out of office and Out of Africa van een contact uit Afrika. Liever een poëtische variant? Voor gedichtendag 2012 schreven Joke van Leeuwen, Stijn Vranken en andere dichters prachtige ‘out of office poetry’. ‘Mijn stoel is leeg, de deur is dicht en ik ben even uit het zicht’ – dat is toch een schitterende variant op het doorsnee ‘ik ben er even niet?’. Out-of-officepoëzie ‘maakt u niet bereikbaarder, wel poëtischer’, vermeldt de site. Ik denk dat ik volgende week maar een paar dagen vrij neem.