‘Ik schrijf nooit offertes’ – een voorstel schrijven met hart voor je klant

Geplaatst op 10 jan 2012 in blogs, teksten

‘Ik schrijf nooit offertes’, zei een ondernemer laatst tegen mij. ‘Ik geef alleen advies.’ Gelijk heeft ze: een offerte is meer dan een saaie prijslijst. Het is de eerste indruk van jouw bedrijf. Ik noem zo’n advies echter gewoon ‘offerte’ of ‘voorstel’. Wel zo makkelijk – iedereen weet dan waarover je het hebt. Hoe schrijf je zo’n adviserende, onderscheidende offerte? Een handleiding voor offertes schrijven met hart voor de klant.

Allereerst: wat in elke offerte thuishoort

Eerst de basis. Volgens het woordenboek is een offerte ‘een aanbieding van goederen of diensten tegen een vaste prijs’. Aha, het is dus niet alleen een prijslijst! Maar wat dan wel? In elk geval hoort dit erin te staan:

  • de aanleiding voor de offerte, dus een omschrijving van de klantvraag;
  • de datum en eventueel een offertenummer;
  • een lijst met artikelen of een samenvatting van de werkzaamheden;
  • je uurtarief of totaalprijs;
  • de geldigheidsduur van je offerte;
  • een verwijzing naar je algemene voorwaarden.

Dan: kies voor de juiste toon

  • Zet in je voorstel de situatie van de (potentiële) klant centraal. Zo laat je merken dat je goed geluisterd hebt en dat je weet wat er speelt bij het bedrijf.  Houd hierbij wel goed rekening met je doelgroep. Stuur je je voorstel aan de persoon met wie jij aan tafel zat? Dan kun je persoonlijker zijn dan wanneer de offerte naar iemand anders binnen de organisatie gaat.
  • Is jouw contactpersoon ook degene aan wie je je offerte stuurt? Begin je inleiding dan met iets herkenbaars. Herhaal de vraag van de klant. Beschrijf iets wat je opviel tijdens het gesprek. Of citeer de klant als hij een bijzondere uitspraak deed. Ook kun je een opvallend feit van de website halen. Laat zien dat je oprechte interesse hebt. Toon gevoel voor de klant!

Formuleer persoonlijk

  • Spreek de klant aan. Zet zijn of haar naam in de aanhef en gebruik regelmatig ‘u’ in je teksten. Tutoyeren mag ook, als je dat tenminste al deed tijdens het gesprek met je contactpersoon. Gaat de offerte echter naar iemand anders in de organisatie, dan is ‘u’ een betere keus.
  • Gebruik ook ‘warme woorden’ als ‘hartelijk dank voor …’, ‘plezierig om …’ enzovoort. Geschreven teksten hebben een extraatje nodig – op papier heb je immers geen persoonlijk contact. Dit compenseer je met persoonlijke bewoordingen waardoor je dicht naast de lezer komt te staan.

Zorg voor een klantgerichte structuur

  • Ook de opbouw van je offerte sluit aan bij de behoefte van de klant. Dat betekent dat je eerst begint met een beschrijving van de klantvraag. Hoe is de huidige situatie, wat wil de (potentiële) klant veranderd zien? Pas dan kom jij met de oplossing.
  • Gebruik altijd tussenkopjes in je offerte: dat geeft overzicht. Ieder blokje tekst krijgt een nieuwe titel: bijvoorbeeld ‘uw situatie’, ‘ons plan van aanpak’, ‘de kosten’.
  • Een veelgestelde vraag tijdens mijn trainingen: ‘Wanneer vertel ik wat het kost? Doe ik dat helemaal achteraan in mijn offerte?’ Ik adviseer je dit niet te doen. Het is heel logisch om de prijs te noemen nadat je jouw oplossing hebt omschreven. De lezer koppelt jouw plannen dan aan de investering die het van hem vraagt. Na het gedeelte over de kosten geef je achtergrondinformatie over je bedrijf en over de verdere planning.

Offerte als brief? Of brief plus offerte?

Is je offerte een brief, of is het een boekje met een begeleidende brief of mail erbij? Het kan allebei. Heb je een flinke offerte, bijvoorbeeld omdat het voorstel ook een plan van aanpak bevat? Dan is het handig om er een boekje van te maken. Met deze offerte stuur je een brief of mail mee, waarin je terugblikt op het klantgesprek. Bij kleinere voorstellen is een brief-als-offerte de beste keus.

Laat de copy-paste-offerte links liggen

Op internet zijn talloze voorbeelden van kant-en-klare offertes te vinden. Ze grossieren in teksten als
  • Met onze dank voor uw aanvraag doet het ons een genoegen om u de volgende offerte aan te mogen bieden voor het ontwikkelen van (…)
  • Met genoegen bieden wij u vrijblijvend onze offerte aan. Door onze jarenlange ervaring en vakmanschap waarborgen wij de beste kwaliteit op het gebied van (…)
Niet echt teksten waar je prospect door wordt geraakt. ‘Met genoegen’, ‘indien’, conform’ –  allemaal plechtige woorden die afstand scheppen. Kies dus voor een persoonlijk voorstel. Een voorstel waar het hart van je klant sneller door gaat kloppen.
Advies nodig bij het schrijven van een persoonlijke offerte? Ik help je graag! Regelmatig geef ik workshops offertes schrijven. Ook kan ik je helpen bij het herschrijven van jouw ideale klantvoorstel.
Geplaatst door Olga

1 Reactie

  1. Thomas (21 feb 2014, 9:26)
    Reply

    Interessant stuk, presenteert u het vaak persoonlijk?



Laat een reactie achter